Kancelarie prawne

'mipKancelaria' to zbudowany na bazie Microsoft Dynamics 365 system wspierający pracę kancelarii lub działów prawnych.

'mipKanelaria' jest elektronicznym repozytorium dokumentów wraz z kalendarzem rozpraw, ewidencją postępowań, poleceń i czynności. To „cyfrowa teczka” pozwalająca na sprawną kontrolę nawet w dużym zespole pracującym w wielu lokalizacjach. Moduł skanowania i oznaczania korespondencji sygnaturami w prosty sposób porządkuje i archiwizuje informacje o aktualnym statusie spraw klientów oraz w przejrzysty sposób dystrybuuje informacje wewnątrz kancelarii.

'mipKancelaria' to łatwość obsługi z poziomu Microsoft Outlook, automatyczne wysyłanie korespondencji - tworzenie list wysyłkowych, automatyczne podłączanie korespondencji mailowej (zarówno wysłanej jak i otrzymanej), a także spotkań i komunikacji z dowolnym obiektem, oraz pełny obraz klienta w systemie z dostępnością z poziomu klienta lub dowolnego, powiązanego z nim obiektu.

Polecenia służą do rejestracji i delegowania zadań wydawanych przez decydentów pracownikom. Podczas wykonywania polecenia istnieje możliwość rejestrowania Pism, Czynności (kosztów) oraz Działań z nim związanych. Funkcjonalność ta usprawnia proces komunikacji w organizacji, pozwala kontrolować poziom obłożenia pracowników i stan realizacji przydzielonych im zadań.

• Rejestracja i przekazywanie poleceń wewnątrz kancelarii,
• Rejestracja kosztów związanych z poleceniem,
• Rejestracja dat utworzenia, akceptacji, wykonania polecenia,
• Integracja z kalendarzem,
• Śledzenie i monitorowanie terminowości wykonywania poleceń,
• Kontrola zajętości pracowników i zasobów,
• Powiązanie poleceń z Klientem, Sprawą, Pismem, Postępowaniem,
• Raportowanie zagrożonych terminów,
• Możliwość automatycznego generowania raportów na e - mail.

Funkcjonalność ta może wyeliminować papierowy obieg dokumentów w organizacji, usprawniając proces przydziału zadań oraz rejestracji kosztów przy jednoczesnej archiwizacji elektronicznej. Obiekt Pismo służy do rejestracji i obsługi pism przychodzących i wychodzących z organizacji. Zeskanowany dokument opatrzony jest metryką zawierającą wszelkie informacje (m.in. pochodzenie dokumentu, inf. o kliencie, o sprawie lub innym procesie, którego dotyczy).

• Archiwizacja pism przychodzących i wychodzących,
• Moduł skanujący pisma bezpośrednio do systemu mipKancelaria,
• Zwiększone bezpieczeństwo poprzez umieszczanie pism w bazie danych,
• Możliwość rejestracji kosztów związanych z pracą nad pismem,
• Przekazywanie pism wewnątrz organizacji,
• Wzorce pism,
• Automatyczne generowanie pism na postawie istniejących danych,
• Wyszukiwanie po nadanych atrybutach,
• Powiązanie pism z Klientem, Sprawą, Poleceniem, Postępowaniem,
• Raportowanie pism bez sygnatur.

Moduł Czynności służy do rejestracji kosztów czasowych lub finansowych poniesionych podczas pracy nad przydzielonym zadaniem (np. pismem, poleceniem, postępowaniem sądowym i administracyjnym czy listą wysyłkową lub innym dowolnym obiektem w systemie). Czynności możemy połączyć z kontem klienta na rzecz którego koszty zostały poniesione - co jest podstawą do rozliczenia zarówno klienta jak i pracownika.

• Rejestracja kosztów czasowych,
• Rejestracja kosztów finansowych,
• Raportowanie czynności dla klienta, sprawy, postępowania, polecenia, pisma,
• Kontrola interwałów czasowych,
• Kontrola daty – bieżąca rejestracja kosztów,
• Eksport do formatu xls.,
• Eksport do systemu FK,
• Połączenie czynności z Pismem, Sprawą, Poleceniem, Klientem, Postępowaniem,
• Raport z wykonanych czynności.

Obiekt Rozprawa służy do rejestracji rozpraw odbywających się w ramach postępowań sądowych i administracyjnych, prowadzonych przez kancelarie. Każda Rozprawa może posiadać wiele sygnatur (np.: sygnatura wewnętrzna, zewnętrzna, sądowa, itp.) – wpisanie dowolnej sygnatury wystarczy aby prawidłowo zidentyfikować postępowanie oraz automatycznie przypisać zadanie do odpowiedniego prawnika. Moduł umożliwia prowadzenie kalendarza rozpraw wraz z kontrolą przydziału ich do reprezentujących kancelarie prawników, informacje są synchronizowane z personalnymi kalendarzami prawników. Po zakończeniu rozprawy prawnik załącza notatkę, a następnie zamyka rozprawę. Istnieje możliwość rejestrowania czynności (kosztów) oraz pism związanych z rozprawą.

• Wspólny rejestr wszystkich rozpraw,
• Kontrola terminów,
• Wyznaczanie osób odpowiedzialnych,
• Proces akceptacji,
• Automatyczne powiadamianie w formie wiadomości e – mail o zaakceptowanej rozprawie,
• Automatyczne tworzenie terminu w kalendarzu Outlook,
• Kontrola obsadzenia rozpraw,
• Możliwość integracji z mapami Google,
• Baza sądów, wydziałów – automatyczne uzupełnianie danych adresowych,
• Raport rozpraw zagrożonych terminem, rozpraw nieprzydzielonych lub niezaakceptowanych.

Funkcjonalność ta pozwala agregować wszelkie informacje, dokumenty, czynności, związane z postępowaniem sądowym i administracyjnym prowadzonym przez kancelarie na rzecz klienta. Jednocześnie tworząc elektroniczną teczkę postępowania, mogącą przechowywać informacje z różnych instancji i ułatwiającą dostęp do całej historii postępowania.

• Elektroniczna teczka procesowa,
• Obsługa wielu instancji,
• Dostęp do wszystkich pism i czynności powiązanych z postępowaniem,
• Możliwość określenia kilku sygnatur (wewnętrzna, zewnętrzna, sądowa),
• Automatyczne pobieranie danych z postępowań przez obiekty powiązane,
• Kalendarz rozpraw,
• Możliwość rejestracji kosztów związanych z pracą nad postępowaniem,
• Elektroniczna archiwizacja postępowań.

Obiekt Sprawa umożliwia ewidencję wszelkich zgłoszeń od klientów dotyczących porady prawnej, doradztwa, przygotowania lub konsultacji różnego rodzaju dokumentów np. umów itp. niebędących bezpośrednio związanymi z Postępowaniami Sądowymi i Administracyjnymi czy z Poleceniami.

• Rejestracja zgłoszeń klientów,
• Kontrola i sprawne zarządzanie sprawami,
• Możliwość kolejkowania spraw,
• Automatyczne rozliczenie spraw z kontraktami,
• Możliwość definiowania priorytetu i poziomu usług,
• Możliwość rozwiązywania spraw na postawie artykułów z bazy wiedzy,
• Możliwość raportowania spraw.